адрес

620075, Свердловская обл., г. Екатеринбург,

ул. Первомайская, д. 56, оф. 608

+7 (343) 227 05 00

Главная / О компании / Наши внедрения / Администрация города Екатеринбурга
Новости
05.07.17

Команда преподавателей-консультантов компании ООО "О3" являются профессионалами в сфере управления производительностью, нормированием, мотивацией персонала, а также проектировании и оптимизации бизнес-процессов организаций.

31.05.17

Компания ООО "О3" является партнером группы компаний «Современные технологии управления».

Вместе мы предлагаем нашим клиентам уникальный продукт - систему бизнес-моделирования Business Studio.

03.04.17

Компания ООО "О3" открывает новое направление деятельности - консалтинговый проект по диагностике, проектированию и обучению персонала в сфере управления производительностью, нормированием и оплатой труда.



Администрация города Екатеринбурга

Заказчик — компания: Администрация Екатеринбурга Свердловская обл.

Заказчик — отрасль: Государственное управление

Заказчик — количество сотрудников: до 1500

Проект — тип внедрения: внедрение партнера

Проект — лицензии: 1000

Проект — пользователи: 1500

Версия Docsvision: 5.0

Количество серверов: 6

Класс внедрения BPM: Управленческие

 Характеристика организации:

Администрация города Екатеринбурга, согласно Уставу, входит в структуру органов местного самоуправления муниципального образования «город Екатеринбург». Администрация города Екатеринбурга является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления муниципального образования, наделенным собственными полномочиями по решению вопросов местного значения. Полномочия Администрации города Екатеринбурга определяются законами и иными нормативными правовыми актами. http://www.ekburg.ru

 Характеристика решения:

Работа над проектом внедрения системы электронного документооборота в Администрации города Екатеринбурга началась в августе 2009 года. Основным заказчиком в Администрации города Екатеринбурга стал Комитет по организационно-контрольной работе, одной из функций которого является документационное обеспечение деятельности Администрации города Екатеринбурга, в том числе организация и осуществление контроля соблюдения установленного порядка документирования и работы с организационно-распорядительными документами.

Цели и задачи проекта

  • повышение качества и оперативности работы с документами;
  • снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов на документационное обеспечение управления;
  • объединение в единый делопроизводственный цикл всех органов Администрации города Екатеринбурга, включая территориально удаленные;
  • постепенный переход к электронному (безбумажному) документообороту.

К работе по внедрению Docsvision Комитет по организационно-контрольной работе приступил, имея четко сформулированные требования к автоматизированной системе документационного обеспечения управления.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления должна автоматизировать весь комплекс работ с документами:

  • документирование,
  • документооборот,
  • исполнение и контроль исполнения документов,
  • хранение документов.

 Выбор продукта

В Администрации уже были созданы предпосылки к переходу на электронный документооборот: действовал собственный программный продукт, который позволил автоматизировать ряд делопроизводственных операций (регистрация документов и контроль). Но была необходимость в системе, которая могла бы реализовать все сформулированные требования к работе с документами, а также имела достаточный запас возможностей «на вырост» в части реализации  электронного межведомственного взаимодействия и оказания услуг населению. Кроме того, Администрация предъявляет высокие стандарты к оформлению документов, регламентирует строгие сроки их прохождения и регистрации – соответственно, при выборе СЭД одним из основных критериев отбора стала гибкость и настраиваемость системы, которая смогла бы автоматизировать процессы делопроизводства и повысить эффективность деятельности Администрации, одновременно гарантируя поддержку стандартов оформления документов.

Внедрение

Важнейший элемент успешного проекта – процедура внедрения и вовлеченность руководства организации в этот процесс. В данном случае, руководство поддерживало идею внедрения СЭД и вся работа осуществлялась в соответствии с приказами первого заместителя Главы Екатеринбурга и ежегодными планами мероприятий, утвержденными первым заместителем Главы Екатеринбурга. Комитет связи и информационных технологий (IT-служба) выступил стороной, обеспечивающей поддержку выбора автоматизированной системы документационного обеспечения управления, внедрения и запуска системы в эксплуатацию.

 В целях определения направлений развития, решения оперативных вопросов и контроля внедрения системы проект курировался заместителем главы Администрации города Екатеринбурга по вопросам организации управления – руководителем аппарата Администрации города.

Итоги внедрения

Первые итоги внедрения и вопросы дальнейшего развития АС ДОУ Docsvision были рассмотрены на Коллегии Администрации города Екатеринбурга в октябре 2010 года. Внедрение автоматизированной системы документационного обеспечения управления Docsvision в Администрации города Екатеринбурга является одним из масштабных проектов для исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления муниципального образования «город Екатеринбург».

  • К системе подключены все органы (42 подразделения) Администрации города Екатеринбурга;
  • настроено более 1500 рабочих мест пользователей;
  • обеспечен территориально-распределенный обмен данными между сотрудниками муниципалитета;
  • подсистемы АС ДОУ Docsvision включают в себя  весь документооборот Администрации города Екатеринбурга: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, правовые акты Администрации города Екатеринбурга и должностных лиц Администрации, документы коллегиальных органов Администрации города Екатеринбурга;
  • разработаны и настроены процессы реализации всех основных делопроизводственных операций: сканирование и ввод сканированных образов документов в систему;
  • создание проекта документа в системе с применением шаблона;
  • согласование проекта документа;
  • подписание документа;
  • регистрация документа;
  • создание поручений (резолюций) по документам;
  • доведение документов (поручений) до исполнителя и автоматический контроль их исполнения;
  • рассылка документов в электронном виде;
  • формирование отчетов по исполнительской дисциплине;
  • поиск документов по реквизитам; 
  • разработаны и включены в систему шаблоны 23 видов документов для автоматического формирования бланков документов в каждом из 42 органов;
  • разработано около 70 печатных форм отчетов, позволяющих осуществлять учет документов и контроль исполнительской дисциплины в режиме on-line;
  • организована система обучения пользователей работе в Docsvision;
  • внедрение средств криптографической защиты передачи данных VipNet и SecretNet, позволяющих создать защищенную среду, в которой возможно хранение и обработка персональных данных;
  • внедрение электронно-цифровой подписи;
  • внедрение подсистемы «Обращения граждан»;
  • интеграция с официальным порталом Администрации города Екатеринбурга (Екатеринбург.рф) и электронной приемной;
  • интеграция с муниципальными предприятиями и учреждениями;
  • интеграция с АИС «Электронный Архив».

Вклад Docsvision в совершенствование делопроизводства в Администрации города Екатеринбурга

Применение Docsvision уже на этапе внедрения внесло существенный вклад в совершенствование делопроизводства в Администрации города Екатеринбурга:

  • сокращены сроки прохождения документов и доведения поручений до исполнителя – все процессы идут в режиме реального времени (практически мгновенно);
  • оптимизированы маршруты движения документов, исключены дублирование и повторная регистрация;
  • в результате использования шаблонов сокращено время создания документов, повысилось качество оформления документов;
  • созданы статистические отчеты об исполнительской дисциплине, которые формируются в режиме on-line. Это позволило перейти на новый  уровень контроля исполнительской дисциплины и обеспечить полную прозрачность работы с документами;
  • сокращено время поиска документов;
  • создана единая электронная база данных документов, в которой объединены и доступны документы всех органов Администрации города Екатеринбурга;
  • все органы Администрации города Екатеринбурга, включая территориально удаленные объединены в единый делопроизводственной цикл, что позволяет применять единую технологию работы с документами.

 Описание проекта

Индивидуальная консультация эксперта
ОСТАВЬТЕ ЗАЯВКУ, МЫ СВЯЖЕМСЯ С ВАМИ В ТЕЧЕНИЕ 24 ЧАСОВ
  • Проконсультируем по всем профильным вопросам.
  • Проведем индивидуальную демонстрацию решения.
Или свяжитесь с нами любым удобным для Вас способом:

С уважением, команда Оз

Рейтинг@Mail.ru